建立健全企业管理制度的思考:员工管理制度

  【摘 要】企业管理制度是企业管理思想、管理理念的具体体现,是企业运行活动的依据,也是企业所有员工的行为准则,是企业实现其经营目标、战略规划、管理提升的有力保障。本文在分析企业管理制度的特点和分类的基础上,提出了制定企业管理制度的要求和程序。
  【关键词】建立 健全 企业管理制度
  企业管理制度,是企业针对科研生产、经营管理、销售服务等各项活动统一制定的各种规定、规则、章程、办法、标准、程序等规范性文件的总称。企业作为市场经济的主体,要通过向社会提供其生产的产品和服务,实现自身盈利的目标并给出资人带来良好的出资回报,就必须建立一整套健全完善的管理制度,确保企业的规范运行和持续发展。企业管理制度是企业管理思想、管理理念的具体体现,是企业运行活动的依据,是企业所有员工的行为准则,也是企业实现其经营目标、战略规划、管理提升的有力保障。因此,建立健全企业管理制度,是企业管理的基础性、长期性、系统性的关键工作。
  1.企业管理制度的特点
  企业管理制度是企业内部的规范性文件,具有明显不同于其他文件的特点,主要体现在规范性、严肃性、权威性、强制性。
  规范性是企业管理制度的最显著特征。具体表现在:一是形式规范,企业管理制度具有严格规范的表现形式,一般都是以条文的方式表达;二是内容规范,企业管理制度在内容上一般是按照法律规范的逻辑结构,由假定、处理、制裁三个部分组成;三是程序规范,企业管理制度的制定、颁布、修改、废止都必须严格按有关规定的程序进行。
  严肃性是企业管理制度内在的重要特征。企业管理制度一旦颁布实施,在企业内部便具有相当于法律的效力,企业的全体员工都必须受到管理制度的约束,任何人无权随意否定管理制度的规定。企业管理制度一旦制定颁发,应当保持相对的稳定性,切忌朝令夕改,失信于员工。
  权威性是企业管理制度在效力上的特征。企业管理制度作为全体员工的行为准则、办事依据,具有法律一样的权威,企业其他文件不得与管理制度抵触和冲突。同时,企业管理制度不经过规定的程序,任何部门和人员都不得随意废止和更改。
  强制性是企业管理制度在执行上的特征。凡是企业管理制度的规定,任何员工包括企业管理者都必须严格遵照执行,任何员工违反企业管理制度的规定都应受到相应批评和处罚。
  2.企业管理制度的分类
  企业管理制度体系中有不同层次的制度,包括基础性制度、技术性制度等,这是构成企业管理制度体系的基础性内容。
  目前,企业大都按业务性质对管理制度进行分类,参照管理机构的设置,一般分为科研技术、生产制造、企业经营、法律事务、知识产权、财务管理、资产管理、人力资源、产品质量、安全环保、经销服务、行政后勤等若干门类。在层次上,一般可分为三个层次。第一层次是指规范企业总体运行和重大事项的管理制度,如企业章程、企业工作规则等,在企业管理制度体系中具有最高的效力,也是其他管理制度制定的依据;第二层次是指在每个门类,也就是每一方面工作的总体规定,也就是这一类工作总的准则,一般应以“规定”为名称,如企业法律事务工作规定;第三层次是指某一门类总体规定下,针对某一项具体业务而制定的规章制度,一般应以“办法”、“实施细则”等为名称,如企业法律事务工作中的企业外聘律师管理办法。
  各种企业管理制度统一构成企业管理制度体系。企业管理制度体系犹如一棵大树,有根、干、枝,层次分明,脉络清晰。有了企业管理制度体系,对照现有管理制度的情况,就可以清楚地发现管理制度的缺失和疏漏,以便于及时修改和完善。企业应当根据自身的特点,按照企业经营管理的需求和管理条件等实际情况,制定企业管理制度的年度工作计划及中长期规划,分清轻重缓急,逐步健全完善。
  3.企业管理制度的制定要求
  企业管理制度在具体的制定过程中应满足以下五个方面的要求:一是要符合法律的规定;二是要统一规范;三是要协调一致;四是要促进企业的发展;五是要便于操作。
  国家法律法规是企业管理制度制定的重要依据。企业管理制度要符合法律规定,这里的法律规定是广义上的,包括行政法规、地方性法规、规章及国家有关政策规定。具体包括以下内容:一是企业管理制度所规定的管理权限、管理内容和管理方式,都不能超越职权,违反法律规定;二是国家在企业产品质量、安全生产、环境保护、劳动保障、税费征管等方面都有一些强制性法律规范,企业必须遵守;三是企业管理制度不得侵害劳动者的合法权益,要充分反映国家对劳动者保护的法律规范,切实维护劳动者的合法权益;四是企业管理制度在程序上的规定要遵从有关的法律法规和政策。
  企业管理制度是企业的“内部立法”,其在内容和形式上应当统一规范,以便于执行。统一规范的要求主要包括以下几个方面:一是要形式规范,即管理制度应参照法律法规的结构形式,分章、节、条、款、项、目,章、节、条的序号用中文数字依次表述;款不编序号,项的序号用中文数字加括号、目的序号用阿拉伯数字,以上序号都是依次表述。二是要条款规范,即管理制度的名称结构、制定目的、制定依据、适用范围、解释部门、施行日期等条款的表述应统一规范,不能因起草人员的不同而各行其是。三是要文字规范,即规章制度的文字应备而不繁、简而不漏,逻辑严谨,用语准确,表述简洁,不能产生歧义,不必有宣传解释语言。四是要内容规范,即参照法律规范的逻辑机构,一般由假定、处理、制裁三部分构成。
  企业管理制度是一个有机的整体,相互之间必须协调一致,衔接有序。一是拟定的管理制度不能与已颁布实施的管理制度相互矛盾和重复;二是应根据国家法律法规的规定,结合企业的客观实际,拟定具体可行的规范,不宜将国家法律法规中的有关规定原封不动地抄一部分放入管理制度中;三是表述要一致,对同一事项的表述,对同一行为的规范,同一管理制度的前后,不同管理制度之间都应表述一致。
  企业管理制度要有利于企业的发展,反映企业发展的需求。一是要充分体现改革的精神,促进企业的科技进步、管理创新,体现出先进的管理思想和管理理念,有利于企业管理水平和经济效益的提高;二是要科学规范企业管理行为,合理明确分工;三是要体现精简、统一、效能的原则,精简管理层次,简化办事手续,提高管理效率。   企业管理制度要有操作性,便于理解和执行。一是力求切实符合企业的客观实际,反映企业运营管理的内在规律,紧密联系企业的实际情况,以使管理制度有较强的针对性和可操作性;二是在内容上,要重视责任的落实,明确管理、执行以及督促检查的主体,明确具体的奖惩措施,不能过于笼统原则,千篇一律;三是要定期清理、汇编、总结,及时修改补充完善,使企业管理制度的全部规范都处在有效执行状态。
  4.企业管理制度制定的程序
  企业管理制度的制定一般包括以下五个步骤:一是制定计划,提出方案;二是调查研究,搜集资料;三是编写草案;四是征求意见;五是审定发布。
  第一,制定计划,提出方案。企业管理制度必须形成一个完整有效的体系,管理规范的企业要有自己的管理制度体系规划,并据此制定管理制度年度工作计划。根据企业经营管理的实际需要,将当年需要制定的管理制度,按制度名称、主要解决的问题、起草部门、具体负责人、起草和颁布的时间进度等项列表,经批准下发执行。具体每项制度的提出既可是企业领导,也可是业务部门。
  第二,调查研究,搜集资料。管理制度的起草,一般由企业负责实际工作的业务部门负责;与几个业务部门都有关系的,可由主办部门负责,其他部门协助,也可组成专门的起草小组负责。起草责任部门落实后,要有针对性地进行调查研究,搜集资料和分析研究工作。主要要做好以下几方面的工作:一是要调查拟制定的管理制度要解决什么问题,达到什么样的管理目标,也可以理解为管什么、谁来管、怎么管、管到什么程度。二是要调查拟规范的事项在管理上存在什么矛盾,与实际管理目标之间存在什么障碍,找出该项制度的重点和难点。三是要研究与拟制定的管理制度有关的法律、法规、规章和国家政策,以及如何在企业管理制度中加以贯彻和体现。四是要研究企业已有的管理制度与拟制定规范之间的衔接协调,防止相互之间矛盾和重复。五是要收集其他企业类似的管理制度,以供起草参考。调查研究、收集资料的过程,就是对拟规范事项及其管理规律的深化认识过程,只有分析清楚问题,研究出有效的管理措施,才能制定出好的规章制度。
  第三,编写草案。编写草案是企业管理制度制定过程中的中心环节。在认真分析研究收集到的各种情况和资料的基础上,拟定管理制度的编写提纲,明确体例结构、章节构成、条目内容,较简单的管理制度可以不用编写提纲。起草具体条文,要按确定的内容,用准确简明的文字加以表述,要注意各章节条文之间内容的协调性、表述的一致性,尤其是分别起草的更要注意这一点。
  第四,征求意见。每一项管理制度都会涉及许多业务部门和单位,因此制定过程中必须充分重视各个部门和单位的不同意见。管理制度的草案起草完毕后,应当将草案发送给有关部门和单位征求意见,重要的管理制度要发给企业的所有部门和单位征求意见,涉及职工利益的管理制度要听取职代会、工会以及职工群众的意见。起草部门要认真收集分析所提的意见,并对草案进行反复修改,对不宜采纳的意见要进行反馈或协商。
  第五,审定发布。审定发布是管理制度制定过程中的关键环节。为增强企业管理制度的权威性和严肃性,并使其行之有效,企业管理制度在制定完成后必须按法律法规的规定和企业内部的决策程序,提交董事会、总经理办公会等有关决策会议讨论通过,然后由企业负责人签署发布。
  一个企业的管理制度是否能行之有效,关键在于执行。企业管理制度即使制定得非常完善,如果不能执行也是一纸空文。企业管理者一定要以身作则,率先垂范,认真遵守和执行企业的管理制度,为员工做出表率。同时要明确管理制度执行情况的监督检查部门,及时发现执行中的问题,采取措施加以纠正。最后还要对企业管理制度进行动态调整,及时根据国家法律、法规和企业实际的变化进行修改、补充、完善乃至废止。企业的成功必须要依靠企业管理制度的规范化,使各项管理制度真正成为企业的行为准则,进而促进企业的健康发展。
  作者简介:
  李政清(1984—),男,汉族,山西稷山人,2009年7月参加工作,对外经济贸易大学行政管理专业毕业,研究生学历,文学学士,管理学硕士,经济师。现任职于北京市住房和城乡建设委员会。
  (作者单位:北京市住房和城乡建设委员会,北京 100039)